Artédoc ScanPoint
Le cahier des charges pour la numérisation des documents sera différent suivant les cas :
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Suivant les cas de figures énoncés, les techniques adoptées pour l’indexation dans la GED M-Files seront différentes.
L’objectif sera lui pourtant toujours le même :
- Dématérialiser les documents papier
- Créer des formats de fichiers image adaptés aux besoins
- PDF OCR pour la recherche plein texte,
- PDF/A pour l’archivage,
- TIFF pour l’émission de Fax auto,
- Compression MRC
- etc..
- Enregistrer et indexer les documents avec les métadonnées pertinentes
- Automatiser et garantir les processus métier
- Partager et sécuriser les accès aux documents numérisés
Exemple
Numérisation des Bons de livraison client
- Le client « AEROPOSTALE » vient d’être livré et le bon de livraison signé par celui-ci est numérisé depuis le scanner d’un multifonction.
- Le scanner produit un fichier PDF qu’il écrit dans un répertoire réseau sur un serveur de fichier.
- Le module Artédoc ScanPoint analyse le code-barres inscrit sur le Bon de livraison et interroge la base de données du module Artédoc DataConnect : Quel est le compte client correspondant à ce N° de Bon de livraison ?
- Le code client et la raison sociale ainsi que la date du Bon de livraison et le N° de commande correspondant sont automatiquement associés et enregistrés avec le fichier image du Bon de livraison au format PDF.
- Le fichier PDF est renommé automatiquement selon les règles de nommage décrites dans le système qualité de l’entreprise.
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Tout nouveau document numérisé peut faire l’objet d’une création automatique de flux de travail. Par exemple les nouveaux Bons de livraison déclencheront le processus de facturation par une alerte ou une tâche attribuée automatiquement au service de facturation client. |
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Grâce au module Artédoc PrintCode, imprimez vos intercalaires à codes-barres pour la numérisation par lots de vos documents non structurés. |
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