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    Artédoc PrintCode met en œuvre des technologies d’identification automatiques de vos documents par code-barres.

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L’identification par code-barres permet de lier les documents numérisés aux données d’indexation  correspondantes et de classer automatiquement vos documents non structurés dans la GED M-Files.

Identification par codes-barres

Vos documents papier doivent être numérisés et classés au bon endroit dans votre GED. Pour cela il faut les identifier afin d’associer aux fichiers images générés par le scanner les informations spécifiques d’indexation qui permettrons de les classer correctement et de les retrouver facilement.

L’automatisation de ce processus représente un gain de temps important et souvent indispensable en termes de productivité et de coût. La récurrence ou la quantité de documents à numériser sont des critères déterminants.

Les logiciels de reconnaissance de caractères (OCR) pourront extraire une ou plusieurs chaines de caractères pré-identifiées pour indexer automatiquement vos documents dans la GED. Il faudra pour cela avoir recours à un « masque » de reconnaissance de caractères spécifique à chaque type de document.

Ceci n’est possible que dans le cas des documents « structurés » (exemple : vos bons de livraison client).

Mais même dans ce cas, il sera préférable de s’appuyer sur la lecture de code-barres pour garantir une identification sûre des documents.

→ Artédoc PrintCode insère un code-barres sur vos documents en sortie d’impression.
Ces documents ainsi enrichis d’un code-barres pourront être numérisés et traités pour un classement automatique et une indexation multicritères dans la GED M-Files.

Intercalaires à codes-barres

Les documents à numériser sont parfois difficiles à identifier et à lire pour un logiciel de reconnaissance de caractère : contenu variable (non structuré), qualité des caractères et du papier médiocre etc.

→ Artédoc PrintCode édite pour vous des intercalaires à codes barres corrélés aux données déjà structurées de votre Système d’Information (progiciel de gestion intégré/PGI, logiciel de comptabilité etc.). Ces intercalaires permettront la numérisation par lot de vos documents papier et leur indexation automatique dans votre GED M-Files.
Cette technique s’avère indispensable pour les traitements de masse qu’implique une reprise d’existant tel que les archives de dossiers papier.

Etape 1 : Génération des intercalaires avec codes-barres
Etape 2 : Impression des intercalaires

Etape 3 : Assemblage des documents papier à numériser avec les intercalaires correspondants
Etape 4 : Numérisation par lot avec intercalaires
Etape 5 : Copie et indexation automatique dans la GED des documents renommés et convertis au format pdf/A.

 

Tout nouveau document enregistré dans M-Files de manière automatique ou manuelle peut faire l’objet d’une création automatique de flux de travail.

Exemple

L’enregistrement des factures fournisseurs peut déclencher un flux de travail de contrôle des conditions et validation de leur règlement par des notifications email automatiques au service concerné.
Vous avez ainsi la garantie que vos processus et règles de gestion seront conformes aux exigences de votre système qualité.

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